1. Bước 1: Lập dự án/kế hoạch thực hiện hoạt động

1.1. Xây dựng dự án/lập kế hoạch triển khai

Trách nhiệm	Quy trình	Nội dung chính	Sản phẩm
Cơ quan/tổ chức được giao nhiệm vụ (chủ đầu tư)	– Lập kế hoạch và dự toán nhiệm vụ – Trình cơ quan chủ quản hoạt động thẩm định	– Tên, mục tiêu đầu tư, nội dung hoạt động – Tổng kinh phí và cơ cấu nguồn vốn.	– Kế hoạch nhiệm vụ, hồ sơ dự toán chi phí – Tờ trình đề nghị phê duyệt

1.2. Thẩm định/phê duyệt

• Đơn vị thẩm định: Cơ quan chủ quản hoạt động hoặc cơ quan/tổ chức được giao thẩm định
• Hồ sơ trình thẩm định gồm:
  • Tờ trình đề nghị thẩm định
  • Hồ sơ dự toán chi phí
  • Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
• Nội dung thẩm định:
  • Đánh giá sự phù hợp của dự án với quy hoạch xây dựng, quy hoạch sử dụng đất của địa phương và các quy hoạch có liên quan;
  • Đánh giá sự đảm bảo yêu cầu bảo vệ môi trường; tính khả thi về kỹ thuật, khả năng thực hiện của cộng đồng dân cư hoặc tổ chức được giao thi công;
  • Tính hợp lý của các chi phí so với giá thị trường tại địa phương, với các dự án tương tự khác đã và đang thực hiện (nếu có).
  • Khả năng huy động vốn theo cơ cấu từng nguồn vốn, gồm: vốn ngân sách nhà nước, vốn huy động hợp pháp khác (nếu có)
  • Tiến độ thi công dự kiến.
• Thời gian thẩm định và báo cáo kết quả thẩm định: không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
• Phê duyệt: Căn cứ ý kiến thẩm định, chủ đầu tư hoàn thiện hồ sơ, trình Cơ quan chủ quản hoạt động phê duyệt.

1.3. Đấu thầu/giao nhiệm vụ

• Trách nhiệm: Chủ đầu tư
• Quy trình:
  • Đối với hoạt động đầu tư theo cơ chế đặc thù:
    • Ban Quản lý xã dự thảo hợp đồng gồm các yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc, chất lượng, tiến độ, giá trị, quyền và nghĩa vụ của các bên
    • Ban quản lý xã niêm yết thông báo công khai (tối thiểu 03 ngày làm việc) về việc mời tham gia thực hiện gói thầu tại trụ sở UBND xã và trên các phương tiện truyền thông cấp xã
    • Ban Quản lý xã xem xét, đánh giá, lựa chọn nhà thầu tốt nhất và mời đại diện vào đàm phán, ký hợp đồng, ký kết hợp đồng.
    • Thời gian từ khi công bố công khai về việc mời tham gia thực hiện gói thầu đến khi ký hợp đồng tối đa 15 ngày.
  • Tiêu chí lựa chọn dự án/hoạt động đầu tư xây dựng thực hiện theo cơ chế đặc thù:
    • Dự án/hoạt động nằm trên địa bàn 01 đơn vị hành chính cấp xã, do UBND cấp xã quản lý;
    • Tổng mức đầu tư không vượt quá 05 tỷ đồng
    • Kỹ thuật không phức tạp, có thiết kế mẫu, thiết kế điển hình hoặc các thiết kế có sẵn đã áp dụng trên địa bàn cấp huyện;
    • Thuộc danh mục loại dự án được áp dụng cơ chế đặc thù do UBND cấp tỉnh ban hành.
  • Đối với hoạt động đầu tư theo cơ chế thông thường:
    • Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
    • Thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
    • Công bố công khai thông tin đấu thầu trên hệ thống đấu thầu quốc gia
    • Tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu và thương thảo hợp đồng
    • Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
    • Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
• Trường hợp cộng đồng dân cư hưởng lợi trực tiếp có đủ năng lực quản lý, tổ chức thi công đối với dự án có kỹ thuật không phức tạp và tổng mức đầu tư dưới 500 triệu đồng, UBND cấp xã được lựa chọn cơ chế giao cho cộng đồng dân cư tự thực hiện dự án theo định mức hỗ trợ do UBND cấp tỉnh quy định.

2. Bước 2: Thực hiện

2.1. Đơn vị thực hiện

Trách nhiệm	Thực hiện đúng các hoạt động như quy định trong hợp đồng và kế hoạch được duyệt
Công việc	–  Thu thập thông tin, cập nhật số liệu và báo cáo tiến độ; –  Gửi báo cáo kết thúc trong vòng 15 ngày kể từ khi kết thúc hoạt động.

2.2. Chủ đầu tư

Trách nhiệm	Quản lý, giám sát thực hiện hoạt động (về chất lượng, tiến độ, chi phí…)
Công việc	– Giám sát hoạt động của đơn vị thực hiện – Tiếp nhận báo cáo của đơn vị thực hiện – Cập nhật, báo cáo tiến độ định kỳ cho Cơ quan chủ quản hoạt động – Điều chỉnh kế hoạch khi hoạt động không phù hợp và không đúng tiến độ: trình tự theo Bước 1.

3. Bước 3: Thanh quyết toán

3.1. Tạm ứng, thanh toán

Trách nhiệm	Chủ đầu tư, đơn vị thực hiện
Công việc	– Hồ sơ tạm ứng vốn: Chủ đầu tư gửi đến Kho bạc nhà nước các tài liệu cơ bản sau: + Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư + Chứng từ chuyển tiền + Văn bản bảo lãnh tạm ứng hợp đồng (bản chính hoặc sao y bản chính theo quy định) đối với trường hợp phải có bảo lãnh tạm ứng – Hồ sơ thanh toán vốn: Chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán, gửi Kho bạc nhà nước các tài liệu cơ bản bản sau: + Giấy đề nghị thanh toán vốn + Chứng từ chuyển tiền + Giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng) + Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu trong trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu (Đối với khối lượng công việc hoàn thành thông qua hợp đồng) + Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, Bảng kê chứng từ thanh toán (chủ đầu tư lập và chịu trách nhiệm) (Đối với khối lượng công việc hoàn thành không thông qua hợp đồng) – Đơn vị thực hiện có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các tài liệu và chứng từ liên quan cho chủ đầu tư.
Biểu mẫu	Mẫu số 03.a/TT, 03.b/TT, 03.c/TT, Mẫu số 04.a/TT, 04.b/TT, Mẫu số 05/TT Nghị định 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày 11/11/2021 quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công.

3.2. Quyết toán

Trách nhiệm	Chủ đầu tư
Công việc	Lập biểu mẫu quyết toán hoạt động
Biểu mẫu	Mẫu 01/QTDA, 02/QTDA, 03/QTDA, 04/QTDA, 05/QTDA, 06/QTDA, 07/QTDA, 08/QTDA Thông tư 96/2021/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 11/11/2021 quy định về hệ thống biểu mẫu sử dụng trong công tác quyết toán.

3.3. Kết thúc hoạt động

Trách nhiệm	Chủ đầu tư
Công việc	– Lập báo cáo kết thúc hoạt động, gửi cơ quan chủ quản hoạt động trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc. – Cập nhật số liệu vào hệ thống thông tin quản lý.